En tant que communauté, la copropriété n’est pas à l’abri des tensions. La relation entre les copropriétaires et le syndic doit pourtant être la meilleure possible. Pour ce faire, ce dernier doit établir une bonne communication, résoudre les problèmes qui se produisent et faire en sorte que chacun respecte les règles de copropriété…
La réactivité à tout moment
En tant que syndic, vous êtes chargé de la gestion de l’immeuble de A à Z. Un manque de réactivité de votre part peut donc être à l’origine du mécontentement des copropriétaires et d’un éventuel conflit. Cela peut également provoquer des dégâts matériels qui seront difficilement réparables. Pour remédier à une telle situation, pourquoi ne pas mettre toutes les chances de votre côté ? Si un incident se produit dans les parties communes, vous êtes tenu de trouver des solutions dans les plus brefs délais possible. En cas de sinistre, vous devez prévenir le technicien très rapidement afin d’éviter que les résidents ne souffrent des désagréments qu’il engendre. Chaque situation doit être maitrisée dans un délai raisonnable. Pour ce faire, l’utilisation d’une application de gestion d’incidents vous sera d’une grande aide. DriveIM est une application mobile et Web destinée à faciliter la gestion d’un immeuble.
- Elle aide le syndic à être plus productif et lui évite de recevoir des mails de sur-sollicitations de la part des résidents.
- Elle améliore les conditions de travail du syndic ainsi que sa relation avec les copropriétés.
- Elle facilite les échanges aussi bien avec les clients qu’avec les résidents.
- Elle favorise un important gain de temps en automatisant les réponses qui peuvent l’être.
- Grâce à DriveIM, le syndic reste disponible 24h/24, du lundi au dimanche. Une telle réactivité est indispensable, surtout en cas d’urgence.
Accorder une importance particulière aux avis des clients
Grâce aux réseaux sociaux, le syndic a la possibilité de connaître les avis de ses clients sur les actions qu’il mène ou sur sa façon de gérer la copropriété d’une manière générale. Grâce à ces plateformes rendues populaires par la digitalisation, chacun peut librement s’exprimer et de se faire entendre. Elles étaient vite devenues les meilleurs endroits où les locataires et les copropriétaires partagent leurs avis, qu’ils soient positifs ou négatifs. Pourquoi ne pas vous inspirer de ces informations en les collectant pour corriger le tir et améliorer ce qui doit l’être ? L’utilisation d’un outil comme le NPS ou Net Promoter Score peut vous aider à être plus à l’écoute sur les besoins de vos clients. Il permet de mesurer leur satisfaction sur la façon dont vous gérez la copropriété.
Privilégier une bonne communication avec la copropriété
Pour améliorer sa relation avec ses clients, le syndic doit communiquer et assurer plus de visibilité à ses actions. Le but est de gagner la confiance de tous et de rester transparent dans les différentes interventions. D’ailleurs, tout au long de son mandat, le syndic a l’obligation d’informer ses clients sur tout ce qui se passe dans la copropriété. Dans ce cadre, le conseil syndical détient une importance capitale pour la relation entre les deux parties. Dans le cas où un problème se produit et que le ton monte, seule la communication peut régler la situation. Le manque d’information est sans conteste la cause des tensions entre le syndic et ses clients. Dans le pire des cas, ces derniers perdront confiance et la relation sera tendue. Pour éviter que cela arrive, le recours à la digitalisation des tâches reste la meilleure solution pour le syndic. Les nouvelles technologies offrent des applications efficaces comme DriveIM pour gérer efficacement les copropriétés. En tant que premier responsable, le syndic est tenu d’être sur tous les fronts pour satisfaire les copropriétaires. Plus il est connecté et réactif, plus il sera en mesure de les satisfaire et de les fidéliser.
Etablir régulièrement des comptes rendus des actions
Le syndic gère la copropriété pour une durée d’un an renouvelable. Il se charge de la réalisation des projets décidés par les résidents en assemblée générale dans le respect total du budget établi. S’il souhaite rester à son poste lors du prochain vote, il doit s’impliquer dans les travaux entrepris, dans l’entretien du bien immobilier et surtout dans la recherche de solutions lorsqu’un problème surgit. Faire un compte rendu de ses actions est de mise pour gagner la confiance des copropriétaires en tout temps, quelle que soit la situation. C’est un moyen infaillible pour témoigner de son efficacité et bénéficier ainsi du soutien de tous. Pour mettre toutes les chances de votre côté, des applications spécialisées dans le traçage des activités du syndic sont disponibles. Ces outils permettent de suivre ses interventions en détail ainsi que sa performance. Ils sont d’une grande utilité pour s’améliorer et satisfaire autant que possible les copropriétaires. En tant que syndic, vous devez aussi faire en sorte que les résidents communiquent entre eux.
Veiller au respect des règles de copropriété
Pour que la relation entre le syndic et ses clients ainsi qu’entre les résidents de l’immeuble ne se détériore pas, le respect des règles de copropriété est de mise. Il appartient au gestionnaire du bien immobilier de veiller à ce que tout le monde les garde en tête. Le non-respect de ce règlement intérieur expose à des sanctions et à une mise en jeu de la responsabilité civile. Il en est de même pour le bruit qui figure parmi les principales causes de conflit entre les résidents d’un immeuble. Pour éviter que la situation ne dégénère, chacun doit éviter d’être trop bruyant, surtout la nuit. Dans le cas où certains résidents ne respectent pas ce règlement, le syndic peut intervenir à tout moment pour un rappel à l’ordre. C’est aussi une façon pour lui de satisfaire ses clients souhaitant vivre dans une ambiance calme et conviviale.
Conclusion :
En tant que syndic, vous êtes responsable du maintien de l’ordre dans une copropriété et de la bonne gestion des relations clients. Si vous souhaitez utiliser un outil de maintenance qui augmente votre réactivité, nous vous proposons DriveIM. Contactez-nous pour en savoir davantage sur cet outil de gestion immobilière disponible en version web et en version mobile